1. Home
  2. Online events
  3. In vier stappen naar een online of hybride event mét effect

In vier stappen naar een online of hybride event mét effect

Dat een hybride of online event mogelijkheden biedt om grote doelgroepen (weer!) met elkaar te verbinden, is vandaag de dag meer dan bekend onder event professionals. Natuurlijk vinden wij – event minded people – dat een hybride of online event niet gezien kan worden als dé vervanger voor een live event, maar eerlijk is eerlijk; het is zeker een alternatief om je verhaal bij de doelgroep te brengen. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan! Want hoe pak je dat nou aan, de organisatie van een online of hybride event? Na het lezen van dit artikel weet je dat er vier stappen en één model aan te pas komen die leiden naar een waardevol en effectief online of hybride event. Ready? Daar gaan we! 

Stap 1: Het gewenste effect én resultaat 

Het klinkt zo logisch: een event organiseer je alleen als er een heldere doelstelling is. Toch leert de praktijk dat deze doelstelling vaak niet scherp geformuleerd is en de verschillende ‘stakeholders’ binnen de organisatie hier ook verschillende gedachten over hebben. Van het vieren van een of mijlpaal tot het binnenhalen van nieuwe klanten. Stel jezelf dan ook de vraag wanneer jouw (online/hybride) event écht een succes is. Als je van medewerkers betrokken collega’s hebt gemaakt die de nieuwe strategie omarmen? Als prospects klanten zijn geworden, omdat ze jouw nieuwe product kopen? Als je klanten ambassadeurs mag noemen omdat ze jouw organisatie aandragen bij prospects in hun eigen netwerk?  

Vaak denk je vanuit je eigen doelstellingen en ontwikkel je een creatief concept voor een (online of hybride) event vanuit jouw eigen overtuiging. Maar zit de doelgroep op dit verhaal te wachten? Zijn ze intrinsiek gemotiveerd om dit (online/hybride) event te bezoeken? Voelen ze de urgentie om zich aan te melden of live deel te nemen? En nog wel belangrijker; bereik je écht het gewenste resultaat met de opzet die je nu voor ogen hebt? 

Zet in deze stap de doelgroep(en) en de vraag What’s in it for them? altijd centraal. Want je wilt een event organiseren vanuit een bepaalde noodzaak en dat van waarde is voor de bezoeker én organisator. Dus kijk vervolgens hoe je jouw eigen doelstellingen een plek geeft in het concept. En vergeet niet: meten = weten, want dan pas weet je of het event ook echt een succes is en het gewenste resultaat oplevert. Wat moeten bezoekers na afloop doen of weten? Welke gedragsverandering moet er plaatsvinden? Met hoeveel nieuwe leads is het event geslaagd en wat is de waarde van deze leads? 

Stap 2: Bepaal eerst de boodschap, dan de vorm 

Nu komt het aan op je kennis en creativiteit om een concept te ontwikkelen dat alles omvattend is. Dus: brainstormen maar! (Of laat een creatief bureau je hierbij helpen :-)) Je ontwikkelt dus eerst een passend overkoepelend communicatieconcept voordat je naar de vorm en opzet van het online of hybride event en bijbehorende middelen kijkt. Oftewel, dé kapstok waar je de boodschap per doelgroep aanhangt. Waar nodig je de bezoekers eigenlijk voor uit? Wat wordt de titel van het event? En de belofte? Waarmee prikkel en enthousiasmeer je ze en verleid je ze om deel te nemen? En hoe hangt dit moment samen met overige contactmomenten met je bezoeker(s)? De copy in de uitnodiging wordt aangepast aan de doelgroep, zodat je ze persoonlijk aanspreekt en duidelijk maakt waarvoor je ze uitnodigt: een online of hybride event dat je écht niet wilt missen (zie stap 3.2). Kortom: een concept- en communicatiestrategie met een kop en een staart, waarbinnen je met verschillende touchpoints de diverse doelgroepen bedient. 

Tip: herkenbaarheid en uniformiteit is heel belangrijk in het communicatietraject. Ontwikkel een eventlogo met bijbehorende huisstijlkenmerken voor het concept dat je bedacht hebt. Gebruik de brandmanual van de organisatie als uitgangspunt of ontwikkel juist een compleet nieuwe eventstijl. Deze stijl voer je vervolgens door in het gehele communicatietraject met alle bijbehorende communicatiemiddelen. Deze eventstijl vormt tevens het uitgangspunt voor de grafische uitwerking van de titels, leader, bumper, outro’s en presentatie formats van de sprekers tijdens het online/hybride event. Oftewel: own the place! 

Stap 3: Online of Hybride én de bijbehorende praktische doorvertaling 

Oké, de doelstellingen zijn geformuleerd, de behoefte van de doelgroep is in kaart gebracht en het communicatie concept is bedacht; dan is het nu tijd voor de praktische doorvertaling. Dit is hét moment om de keuze te maken voor een online of hybride event. Als je voor een 100% online event kiest, omdat dit aansluit bij de doelstellingen en doelgroep, denk dan na of de boodschap die je vertelt ‘need to see’ is voor de bezoeker of ‘nice to see’. Het antwoord op deze vraag is heel bepalend voor de verdere invulling van het programma. Als het antwoord ‘need to see’ is, zet je informatieoverdracht op één en heeft de bezoeker een bepaalde urgentie om het event te bezoeken én aangehaakt te blijven. Als de boodschap ‘nice to see’ is moet je veel meer uit de kast trekken om de doelgroep te bereiken, te overtuigen en geboeid te houden omdat ze sneller zullen afhaken (zie stap 3.3.) 

Een hybride event is een goede optie wanneer je online doelgroep groter (lees: belangrijker) is dan je fysieke bezoeker. Want, for the record, een hybride event is meer dan alleen wat camera’s richten op een live event. Het gaat echt om het integreren van de twee werelden en een unieke beleving creëren voor de bezoekers, ongeacht of zij online aanschuiven of live het event bijwonen. Als de focus ligt op de fysieke bezoeker en niet op de online bezoeker, dan kun je je afvragen of je een creatief format moet ontwikkelen voor de online bezoekers (met bijbehorende investering) of dat zij middels een livestream meekijken; als welbekende ‘vlieg op de muur’. Verwacht dan alleen niet dat deze groep betrokken en geboeid is. 

Een hybride event vraagt om extra aandacht voor de bezoekers journey, nuanceverschillen en duidelijke aandachtspunten. The devil is in the details en dat geldt zeker voor dit type event. Je ontwikkelt in feite twee customer journeys; twee event programma’s, twee draaiboeken en twee communicatietrajecten. Ook de investering is vaak maal twee.  

Heb je je keuze voor het type event gemaakt? Dan is het tijd om de diepte in te gaan aan de hand van ons effectmodel: 

Stap 3.1: Doel vs. technologie 

Zoveel wensen, zoveel (online) mogelijkheden!

Het doel van het event is bepaald; informatieoverdracht, teambuilding, een productpresentatie, netwerken, kennis delen. Afhankelijk van de doelstelling(en) wordt de juiste technische invulling bepaald. Als je doelgroep normaliter naar jouw event komt om te netwerken, dan moet je nadenken over een alternatief voor deze wens. Denk aan één-op-één speeddate sessies of round-table bijeenkomsten waar je aan de hand van een topic echt het gesprek met elkaar aangaat. Of lanceer je een nieuw product en wil de bezoeker vanuit een 360-graden perspectief het verhaal horen vanuit diverse stakeholders? Zet dan een expertpanel op het podium of ontwikkel een programma met verschillende subsessies, waar bezoekers aan de hand van hun eigen behoefte de juiste informatie ophalen. Zoveel wensen, zoveel (online) technische mogelijkheden! Op basis van de programma invulling kies je vervolgens de juiste technische tool, partner of middelen voor het online event; van een meer standaard oplossing tot op maat gemaakte software en platforms. 

Stap 3.2: Kernboodschap en communicatie

Opvallen in het online uitnodigingsgeweld is vandaag de dag nog uitdagender. Genodigden schrijven zich veelal last minute in voor het event en krijgen veel uitnodigingen waar ze écht bij moeten zijn. Bij de ontwikkeling van het communicatietraject denk je vanuit het See-Think-Do-Care-model: bekendheid, overweging, verkoop en loyaliteit. Met één druk op de knop heb je toegang tot het online event, maar je bent ook met één druk op de knop weer makkelijk vertrokken. Ontwikkel een prikkelend communicatietraject met meer contactmomenten dan bij een live event, met een duidelijke key message (dit mag je écht niet missen!) en met een korte(re) aanlooptijd. Je schrijft je immers in augustus niet in voor een online event in december. Maar áls de uitnodiging dan op de mat ligt, moet je wel direct de urgentie voelen om je aan te melden én daadwerkelijk deel te nemen. Daarnaast loopt uiteraard het communicatietraject met de live bezoeker, als je een hybride event organiseert; hier geldt dat de fysieke uitnodiging minimaal zes weken voor het event op de mat moet liggen en een save the date liever een paar weken daarvoor. Het zijn zoals je ziet echt twee verschillende aanvliegroutes! 

Stap 3.3: Beleving

Veel meer interactie, wisselende formats, snelheid én culinaire toevoegingen

Zoals ik al noemde bij Stap 3 ontwikkel je een online event vanuit de gedachte dat het een live event is, maar dan met veel meer interactie, wisselende formats en snelheid. Zeker wanneer je boodschap ‘nice to see’ is en je bezoeker niet direct de urgentie voelt om aangehaakt te blijven. Denk hierbij aan een televisieprogramma’s/shows met de nodige afwisseling, dynamiek, intermezzo’s en interactie en zet de kijker constant op één. Snelle wisselende settings (je bent niet gebonden aan één podium), met korte blokjes: informatie, interactie, fun. Vergeet ook zeker niet de juiste muziek, duo-presentaties voor de dynamiek, voice-overs, video-onderbrekingen, etc. Waar je normaal een 360-graden ervaring hebt, bied je nu een 16:9-variant. Zorg dus dat het continu afwisselend is en je als kijker benieuwd blijft naar wat er nog meer komt. En dat goed eten & drinken onlosmakelijk verbonden is met een live event, weten we maar al te goed. Tot op heden lukt het alleen niet om de catering ‘over IP‘ te verzorgen aan de online genodigden. Wat wél kan is een lekker proefpakketje thuisbezorgen. Uiteraard geheel in event huisstijl en de inhoud afgestemd op de thematiek van het event. Stick to your theme!  

Stap 3.4: Betrokkenheid

Creëer een tijdelijke tribe. Maak zowel de lijfelijke als digitale beleving menselijk; bezoekers moeten het idee hebben dat ze samen één groep zijn en als het ware weer in één ruimte zitten. Ze moeten bijna vergeten dat ze voor een scherm zitten. Hoe? Met een duidelijke ontvangst; een introductie, zodat je landt in het verhaal en je echt intuned. Pak de aandacht direct in de eerste minuten door aan te duiden wat voor event het wordt en wat er van de bezoeker verwacht wordt. Waarom zijn ze hierbij? Wat kunnen ze eruit halen? Daarna ga je direct over tot actie én interactie: een bijdrage leveren als online bezoeker is key. Chatten, snelle stemming, polls, wordcloud. Oftewel: je gehoord en gezien voelen. En dat gedurende het gehele programma, van begin tot eind. Bedenk daarom wat je kunt doen tijdens ieder moment in de reis van de online bezoeker om het voor hen nét zo exclusief te maken en hen nét zo betrokken te laten voelen als wanneer je lijfelijk bij een event bent. Maar laat ook de doelgroep die live aanwezig is zich speciaal voelen. Zij zijn er tenslotte ‘echt’ bij. Maak goed duidelijk dat zij als publiek aanwezig zijn bij het opnamemoment, er geen interactie met hen plaatsvindt en zij getuige zijn van een bijzondere uitzending. Ontwikkel vervolgens voor hen een programma rondom het uitzending moment waar je dieper op de thematiek ingaat, waar bezoekers kunnen netwerken of interactief aan de slag gaan. 

Stap 4: Last but not least, content is key

Creëer content voor langere termijn. Ik benoemde al dat het (online / hybride) event onderdeel is van een communicatiestrategie met touchpoints voor de bezoekers. Niet alleen vooraf en tijdens je event is de juiste inhoud belangrijk, zeker ook na het event. Creëer persoonlijke (video)boodschappen richting de bezoeker waarin je de belofte van het event duidelijk maakt. Betrek sprekers bij dit traject en deel blogs, white papers en presentaties en koppel dit aan de diensten / producten van je organisatie. Maar maak vooral ook gretig gebruik van de aanwezige camera’s! Why not use them om content te maken voor de langere termijn? Maak video’s van het online programma met boeiende sprekers die je na afloop inzet voor een awareness of content marketing campagne. Of gebruik ze voor als onderdeel van je recruitment marketing om nieuwe collega’s te werven. Kortom; verleng het moment van delen. Sharing is caring!

Dit artikel is geschreven door Kirsten Flik – Senior Communicatieadviseur bij effectgroep* 

Updated on 13 november 2020

Was this article helpful?