1. Home
  2. Online events
  3. Online evenementen: waar begin je en voor welke vorm kies je?

Online evenementen: waar begin je en voor welke vorm kies je?

Hoewel online evenementen face-to-face evenementen nooit volledig zullen vervangen, dwong 2020 ons allemaal om ons aan te passen aan nieuwe manieren om entertainment te bieden. Ondanks dat we op dit punt niet fysiek bij elkaar kunnen komen, blijft de behoefte om verbonden te zijn. Bedrijven zoeken nog steeds verbinding met hun medewerkers, klanten, fans en/ of stakeholders.

Breed palet aan mogelijkheden

In het digitale evenementen spectrum is een breed palet aan oplossingen beschikbaar. Van een conference call waarbij meerdere mensen een gesprek voeren, tot praktisch een tv-uitzending met digitale gasten. Van de ‘standaard’ oplossingen zonder veel poespas, tot op maat gemaakte virtuele omgevingen. We kunnen bestaande live evenementen transformeren, of een totaal nieuw online evenement creëren. Welke oplossing het meest geschikt is, is met name afhankelijk van de mate van interactie die wordt gezocht.

Het belang van de juiste techniek 

Er komt veel kijken bij het maken van online evenementen. Het tempo is hoger en de inhoud moet scherper. Er wordt vaak (live) geschakeld tussen presentatoren, video’s, groepsgesprekken en reacties via een live chat of interactie tool. Dit alles op de goede weg krijgen, is zeker niet voor iedereen weggelegd. Tegenwoordig is het belangrijker dan ooit dat er vooraf een ‘run of show’ is. Hier doorloop je daadwerkelijk de show en elk belangrijk schakelmoment, zodat alle techniek aan bod komt. In vergelijking met een live evenement, is er bij een online evenement namelijk weinig flexibiliteit op locatie. 

Als technisch producent maken wij de beschikbare opties inzichtelijk voor onze klanten en helpen ze bij het vinden van de juiste oplossing voor hun specifieke event behoeften. Zowel offline als online. In wezen blijft ons werk hetzelfde voor online evenementen. We bespreken de wensen en behoeften met onze klanten, we toetsen de technische haalbaarheid en vertalen uiteindelijk wat onze klanten voor ogen hebben naar een productionele invulling op hoog niveau. 

Verschillende soorten 

Wij merken dat verschillende terminologie wordt gebruikt. als er wordt gesproken over online events. Termen zoals online, digitaal en virtueel worden door elkaar gehaald. Hierdoor kan er verwarring kan ontstaan. We lichten de verschillende vormen hieronder daarom kort toe. 

Evenementen kunnen we momenteel in 3 categorieën onderverdelen:

  1. Live (offline).
  2. Hybride (online / offline).
  3. Digitaal – inclusief virtueel (online).
Live 

Live evenementen zijn de evenementen die we allemaal kennen, met een klein of groot publiek op een fysieke locatie die iedereen in de ruimte dezelfde ervaring geeft. Tegenwoordig worden ze vaak gekenmerkt door creatieve podium ontwerpen, enorme video-oppervlakken, tijd gecodeerde lichtshows, een krachtig audiosysteem en het gebruik van special FX voor live shows. 

Hybride 

Hybride evenementen vormen een combinatie tussen live en digitaal. Je hebt zowel te maken met mensen die online kijken, maar ook fysieke gasten op locatie. Als je voor een hybride vorm kiest, moet je ervoor zorgen dat de gasten op locatie ook te zien krijgen wat er naar de camera worden overgebracht en vice versa. Deze balans tussen online en offline vormt een extra dimensie voor de productie om rekening mee te houden. Denk bijvoorbeeld aan de zichtlijnen zowel voor mensen op locatie als online. In werkelijkheid wordt vaak aan een van de twee (online of offline) de voorkeur gegeven en wordt de andere als complementair beschouwd. 

Digitaal 

Digitale evenementen vinden altijd plaats in een online omgeving in plaats van een fysieke locatie. Ze worden vaak opgenomen vanuit een studio of andere ruimte, en zijn altijd zonder fysieke gasten. Digitale evenementen werken in essentie met dezelfde opzet als live evenementen, wat betreft gebruik van audio, video, camera-operator et cetera. Het eindproduct wordt echter niet op een groot LED-scherm en op een groot podium getoond, maar via een kleine afbeelding op een beeldscherm (telefoon/tablet). 

Virtueel 

Virtuele evenementen zijn een vertakking van digitale evenementen. Door de creatieve mogelijkheden komen ze qua look & feel het dichtst bij een live evenement. Je kunt mensen (bijvoorbeeld keynote speakers) positioneren in een virtuele omgeving door middel van een green screen of in een tegel met conferentie tools zoals ms Teams of Zoom. Camera’s registreren gebeurtenissen in de virtuele omgeving, die we vervolgens terugbrengen om op een digitale manier te bekijken. Virtuele evenementen hebben een erg interactief karakter en bieden meer grafische mogelijkheden zoals polls, Q&A’s en een tijdlijn in eigen branding.

De juiste vorm voor jouw evenement 

Samenvattend zijn er meerdere opties voor online evenementen, afhankelijk van de event behoeften en de hoeveelheid interactie die wordt gezocht, variërend van eenzijdige communicatie tot interactieve sessies en tot een dialoog. Het is zelfs mogelijk om een virtuele omgeving te creëren met meerdere aanknooppunten, waar je met je virtuele avatar in een plenaire sessie kunt doorlopen. Ook al zal COVID-19 uiteindelijk verdwijnen, online evenementen zijn er om te blijven. Het publieksbereik is groter en de drempel lager, want met één klik kun je er al deel van uitmaken. Door samen de juiste vorm te bepalen en gebruik te maken van creativiteit, goed projectmanagement, de juiste techniek en sterke communicatie, heb je de sleutel tot succesvolle online evenementen.

Dit artikel is geschreven door Bart Roelen — oprichter en COO / Production Director van Unlimited Productions.

Updated on 23 november 2020

Was this article helpful?