1. Home
  2. Online events
  3. Hybride of online events: vergroot je impact met deze tips!

Hybride of online events: vergroot je impact met deze tips!

Online events zijn al jaren niet meer weg te denken uit de evenementenbranche. Door de COVID-19 situatie werden we reeds uitgedaagd creatief om te gaan met het niet meer kunnen hosten van fysieke evenementen, waarbij een groot aantal mensen aanwezig mag zijn. De oplossing wijst naar online, waarbij de vorm afhankelijk is van de doelstelling van je evenement. We zien een niet meer te keren trend met alle mogelijkheden van dien!

Wat betekent dit voor jouw bezoekers?

Ben je bang dat jouw bezoekersaantallen en netwerkmogelijkheden minder worden dan wanneer je het event niet offline organiseert? Als je het goed aanpakt dan kun je met een volledig online of een hybride event juist meer bezoekers trekken en ook hun betrokkenheid vergroten. De mogelijkheden voor interactie en netwerken zijn eindeloos! De ‘bezoekersaantallen’ van jouw online of hybride evenement kunnen flink omhoog gaan, wanneer je de kijker een passende online beleving biedt. Jouw content in combinatie met een sterk onderhoudend en relevant programma vormen de basis. Dit professioneel vormgegeven in een live interactief format. Ga echt in contact met je doelgroep door interactie te bieden, zoals quizzes, polls, het stellen van vragen en last but not least, mogelijkheid tot netwerken zowel voorafgaand als na het evenement.

Wanneer kies je voor een online event en wanneer sluit een hybride event beter aan bij je verwachtingen?

Een hybride event is als het ware een combinatie van een fysiek evenement en een online evenement, waarbij het online gedeelte meer moet zijn dan alleen een livestream. In deze videostream moet de content gericht zijn op de externe kijkers. En er moet interactie plaatsvinden om met name deze externe kijkers te blijven prikkelen. Daarnaast wil je het fysieke publiek inhoudelijk betrekken en samen met hen de show voor de thuiskijker maken. Door de optimale beleving en sfeer over te brengen maak je van de thuiskijker geen toeschouwer, maar zet je hen juist op de eerste rij! De mensen in de zaal kun je een ander fysiek, offline programma aanbieden. Je praat dus eigenlijk over twee verschillende programma’s/ events

Mensen zijn snel afgeleid en de eisen aan een digital event worden steeds hoger. Voor het opzetten van een succesvol hybride event is echte live programma-kennis nodig om tot de optimale flow, visuele prikkeling en inhoudelijke kwaliteit te komen.

Waarom hybride?

Het aantal personen dat fysiek aanwezig mag zijn is, door de huidige COVID situatie, beperkt. Of deelnemers kunnen niet afreizen naar het event om verschillende redenen. Zij bevinden zich bijvoorbeeld in het buitenland. Hybride events zijn doorgaans sfeervoller. Denk aan een talkshow met publiek, dat ziet er leuker uit dan zonder. Je kunt er daarom voor kiezen alleen je belangrijkste relaties uit je doelgroep fysiek uit te nodigen en hen ook inhoudelijk te betrekken. De kijker thuis krijgt de complete beleving op beeld. Houd er wel rekening mee dat een hybride event als het ware bestaat uit twee verschillende shows.

Focus & Aandacht 
  • Je kan er niet van uitgaan dat je er bent met de vertaling van je offline event naar een standaard livestream.
  • Bepaal de betrokkenheid van het publiek. Moeten de hoofdpersonen hun aandacht verdelen tussen kijker en gast of focussen op een van beiden? Meer kiezen voor de één gaat altijd ten koste van de ander. 
  • Kies zelf je live publiek op locatie. Betrek ze inhoudelijk. Samen maak je het programma voor de thuiskijker. De kijker thuis krijgt de complete beleving van het event te zien op zijn of haar toestel. Gebruik de analogie van een talkshow: publiek is decor en getuige van de opname. Daarnaast kan je een deel van het programma inrichten zonder livestream speciaal voor de fysieke gasten! 
  • Denk goed na welke informatie je online wilt delen en hoe je dit gaat vormgeven. Welke rollen geef je aan het online en fysieke publiek? 
  • Tijd; pas je programma aan. Dit geldt zowel voor online only als hybride events. Maak het niet te lang. De aandachtsspanne van de online kijker is maximaal zo’n twee uur, waarbij één uur een prettige lengte is. 
  • Behoud de aandacht en de spanningsboog zowel on- als offline met een professioneel script en voeg daar interactie aan toe. Deelnemers bevinden zich met name achter een toetsenbord of op hun telefoon. 
  • Kies een thema voor meer engagement en laat dit terugkomen. Uiteraard wel een thema dat de bezoeker aanspreekt. 
Bereik
  • Digital events bieden kansen en mogelijkheden om je bereik te vergroten. Er is namelijk de mogelijkheid om naar wens meer mensen toe te laten tot jouw live online event. Simpelweg door meer kaarten aan te bieden dan die je normaal gesproken bij een offline event beschikbaar zou hebben. Of door de livestream beschikbaar te stellen aan een groter, wereldwijd, publiek. 
  • Gebruik social kanalen om te streamen bij openbare events.
  • Timing; het mooie van de online component is dat je bezoekers kunt aantrekken van over de hele wereld. Houd uiteraard rekening met de tijdsverschillen.
  • De content wordt opgenomen en is direct na het event beschikbaar om te delen of te gebruiken voor allerhande communicatiedoelstellingen, zoals social snippets en promotie voor volgende events.
Betrokkenheid & Beleving: interactie & vormgeving
Interactie
  • Creëer meer betrokkenheid door de toevoeging van interactie. Bijvoorbeeld met de mogelijkheid tot het stellen van vragen, de inzet van polls, Q&A chats, quizzes etc.
  • Voeg break-outs toe, zodat men keuzes kan maken op zijn/ haar interessegebied.
  • Voeg waar mogelijk een aantal korte pauzemomenten toe. Eventueel met wat entertainment als een blokje ‘benenstrekken, plassen of uit je comfortzone op een stukje muziek’. 
  • Biedt netwerkmogelijkheden aan. Geef deelnemers de ruimte om elkaar online te ontmoeten. En creëer bij het hybride event een fysiek ontmoetingsmoment, zoals een borrel met bijvoorbeeld een leuke act.
Vormgeving
  • Gebruik altijd dynamisch beeld. Denk aan verschillende shots voor de optimale beleving om de kijker te entertainen en betrokken te houden. 
  • Combineer de wetten van live tv met die van digitaal. Een uitzending wordt een entertaining show met een presentator, het betrekken van je gasten en een scherpe moderator. 
  • Prikkel je bezoeker met niet te lange inhoudelijke talks afgewisseld met creatief en aansprekend vormgegeven content in de livestream. Creëer daarnaast een sfeer op de fysieke set die aansluit bij de door jou gewenste beleving. 
  • Maak het aantrekkelijk om te blijven kijken. Engage & entertain. Kies voor herkenbare video vormgeving over de livestream, breng kijkersvragen in beeld, maak gebruik van de mogelijkheden voor interactie in de stream. Bijvoorbeeld door het tonen van de antwoorden van een poll.
  • Zorg voor het juiste interactieve platform en de toegankelijkheid voor de mensen in de zaal en de kijkers thuis. Ook hier zijn vormgeving en interactie in de stream erg belangrijk voor de totaalbeleving van je online en/ of hybride evenement. Je kunt de stream en het platform vaak afschermen met een wachtwoord, zodat alleen de juiste bezoekers toegang hebben tot jouw event.
Team

Bij het organiseren van een event komen aardig wat zaken kijken. Zo moeten er uitnodigingen verstuurd worden en promotie worden gedaan om deelnemers te werven. Er moet een goed inhoudelijk programma ontwikkeld worden, waar ijzersterke content bij hoort. Een goede organisatie met een ingespeeld team vereist de benodigde competenties: 

  • Marketing & Communicatie: werving & registratie, vormgeving 
  • Tech: livestreaming engineers, AV technicians, camera operators, en internet, interactive platform managers 
  • Live Content Productie: (live) regie, (eind)redactie en (tech)productie

Zorg je voor al deze zaken, dan staat niets je in de weg om er een prachtig online of hybride event van te maken!

Dit artikel is geschreven door Marck Feller, oprichter en CEO van We Are Live

Updated on 23 november 2020

Was this article helpful?